¿Contando las horas para cerrar el ordenador y tomarte unos días de descanso? Antes de despedirte de tus compañeros de oficina, no te olvides de configurar una respuesta automática en tu correo electrónico corporativo para avisar a todos que, al fin, estás de vacaciones.
ABA English, escuela de inglés online con millones de estudiantes en todo el mundo, ha recopilado 5 consejos para escribir un Out of Office (OOO) en inglés perfecto y así puedas quedarte tranquilo ante cualquier correo de contactos internacionales mientras disfrutas de tus días libres.
1. Comunicar tu ausencia
La información fundamental es, por supuesto, que estarás fuera de la oficina. Es buena idea especificar hasta qué fecha: “I am out of the office until August 31st”. Como alternativa, se puede decir “I will be away” o “I am not in the office”. Si quieres incluir el día de inicio de tus deseadas vacaciones, puedes detallar “I will be out of the office from August 10th until August 24th”. En cuanto al asunto del correo, la fórmula más sencilla y directa será “Out of the office”, a menudo precedido por la frase “Automatic reply” (aunque ésta última parte suele ser añadida de forma predeterminada por el servidor de correo).
2. Indicar un contacto alternativo
Es aconsejable que cuando uno está fuera de la oficina durante unos días, si la actividad no cesa, cuente con alguien a quien sus contactos puedan dirigirse en caso de urgencia: “If you require immediate assistance please email colleague@examplecompany.com in my absence”. Otras alternativas serían “For urgent queries, contact…” o “If you have an immediate need, please contact…”. También puedes decidir dejar un número de teléfono: “…please write to colleague@examplecompany.com or call 012 3456789”.
3. Usar un lenguaje formal
Tratándose de comunicaciones de trabajo, siempre es mejor mantenerse dentro de un lenguaje formal. Por lo tanto, es mejor evitar abreviaturas tales como “I’m out of the office” o expresiones demasiado coloquiales. Si tu correo te permite personalizar la respuesta en función de grupos de contactos, puedes escribir un mensaje más informal para los amigos o compañeros más cercanos: “Oops, too
late! I’m off on vacation until August 27th. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact colleague@examplecompany.com”.
4. Dar las gracias y saludar
Una forma elegante de comunicar tu ausencia, dado que para quien te escribe podría ser una mala noticia, es la de empezar el mensaje dando las gracias: “Thanks for your e-mail” o “Thanks for contacting me”. También es bueno despedirse al final del mensaje, en este caso lo ideal es usar saludos más neutros y formales como “Kind regards”.
5. Dejar un resquicio de esperanza
La tentación de dejar el móvil en el cajón mientras tomas el sol en la playa es grande, pero en ocasiones no te queda otra que estar pendiente de tu correo electrónico incluso durante las vacaciones. En estos casos, se puede indicar en la respuesta automática que se comprobará el correo de vez en cuando, pero no se podrá responder de inmediato: “I am out of the office until August 20th, with limited access to e-mail”. Este mensaje es especialmente adecuado para períodos de ausencia por viajes de negocios.