La actual crisis provocada por el Covid-19 ha llevado a que la agencia Bacana Comunications haya tenido que implementar una serie de medidas especiales para hacer frente a esta situación excepcional. Cristina Aguilar, CEO de la agencia Bacana analiza en Prnoticias las nuevas necesidades del sector y los diferentes planes que han puesto en marcha para ayudar a las marcas en estos momentos de incertidumbre.
Desde la llegada de las medidas de confinamiento que se llevaron a cabo en Italia y en China, Bacana decidió adelantarse y realizar una prueba de teletrabajo de toda la agencia. “Desde hace años, hemos estado teletrabajando en muchas ocasiones, pero nunca todos juntos. Esta prueba, sabíamos que no iba a conllevar ningún problema, pero aun así la realizamos. Desde ese momento, una semana antes del Estado de Alarma dimos la recomendación de trabajar desde casa, aun así, algunos quisieron volver a la agencia algún día a recoger material y productos para realizar envíos y continuar con nuestra labor” declara Cristina Aguilar.
Por otro lado, “comenzamos a rediseñar la estrategia de comunicación de cada uno de los clientes y plantear nuevos calendarios de comunicación. En esta situación, la agilidad y previsión son claves. En todo caso, el tiempo pasa y pronto pasará esta fase, nosotros, ya estamos planificando esa vuelta paulatina al estilo de vida que llevaremos, teniendo en cuenta distintos escenarios y ajustando los mensajes a las inquietudes de la audiencia y una última fase de establecimiento de la normalidad laboral y social”, revela Aguilar.
‘Hace un año pusimos en marcha la digitalización total de la empresa’
Crisitna Aguilar afirma que hace un año pusieron en marcha la digitalización total de la empresa con ordenadores portátiles disponibles para todo el equipo y pasaron a trabajar en la nube en todos los procesos: bases de datos, documentación, planificación y mensajería interna. “Todas estas herramientas las utilizamos a diario incluso estando todos en la agencia. Gracias a estas medidas, el teletrabajo ha funcionado de manera excepcional, y ha sido natural el aplicarlo 100% en esta nueva situación” añade.
La rutina de trabajo de Bacana comienza con una llamada conjunta a primera hora y con distintas reuniones por equipos y con clientes. “Lo que es excepcional es el nivel de profesionalidad y de implicación de todos los profesionales del equipo de BACANA que trabajan con toda la flexibilidad posible de horario y se mantienen informados de todos los acontecimientos de la crisis, lo que les permite ser los primeros en movilizar acciones” destaca Cristina.
En el caso de Bacana Portugal, para nosotros es normal el tener reuniones virtuales y contacto a través del sistema interno de mensajería. Si duda es una gran aportación mutua el conocer las distintas iniciativas de los dos países.
‘Ahora es cuando tenemos que ser más flexibles para ser más eficaces’
En Bacana han analizado de forma individual cada uno de sus clientes para replantear su estrategia de comunicación y valorar su efectividad en esta situación. Cristina Aguilar considera que en estos momentos es cuando tenemos que ser más flexibles en todos los sentidos para ser eficaces y hemos tomado varias medidas: Cristina Aguilar destaca que a los clientes más afectados les dieron la oportunidad de cesar los servicios durante los meses que necesitaran, sin ninguna penalización. “La realidad es que muy pocos decidieron detener la comunicación” afirma.
En la misma línea, han intensificado las distintas acciones de comunicación poniendo al servicio de sus clientes todos los departamentos además de los que habitualmente tuvieran contratados. Todos los departamentos de Relaciones Públicas, Digital, Diseño trabajan codo con codo con nuestros expertos en RSC para optimizar las estrategias. De igual modo, “hemos ampliado nuestro horario de atención, siempre hemos sido muy flexibles, pero ahora especialmente, es un momento en el panorama cambia rápidamente y nos afecta a todos. Ahora más que nunca, tenemos que estar siempre atentos y actuar con máxima agilidad” revela Cristina.
‘Este es el momento en que las agencias de comunicación somos fundamentales’
“Este es el momento en que las agencias de comunicación somos fundamentales. Se trata de una situación histórica en el que la inmensa mayoría de la población quiere estar muy bien informada y tiene más tiempo del habitual para estarlo. Ofrecer información relevante tiene más calado que nunca” considera Aguilar.
Los periodistas siguen trabajando, los medios de comunicación nos están ofreciendo de forma rigurosa la información más fidedigna y las redes sociales son más activas que nunca. Este es el momento de trasladar la verdadera filosofía de cada empresa y su inquietud social. Para muchos sectores, es también un buen momento, para plantear una campaña de publicidad en medios.
Seguiremos Informando…
