Los eventos virtuales han crecido enormemente durante la pandemia, tanto a nivel global como en España. Muchas compañías y marcas se dieron cuenta de las ventajas y oportunidades de los eventos online: permiten atraer a un público más numeroso y de lugares mucho más lejanos que los actos presenciales, a menudo incluso más allá de las fronteras. Además, son bastante fáciles de organizar, solo se necesita la tecnología para retransmitirlos en directo pero requieren mucho menos -si es que se necesita- espacio para el evento, personal y catering.
Así explica a PRNoticias.com cómo podemos sacarle el mejor provecho a los eventos online e híbridos, el director de Eventbrite en España, Ismael García. Su plataforma tecnológica de autoservicio de venta de entradas y experiencias sirve a una comunidad de cientos de miles de creadores de eventos en casi 180 países, y a más de 600 empleados en todo el mundo. Él ha visto la vertiginosa transformación de la industria de los eventos durante estos años de pandemia, por lo que su experiencia para abordar el tema es de gran utilidad.
“Durante la pandemia, cadenas de supermercados empezaron a organizar clases de repostería a través de Eventbrite, un retailer organizó la mayor clase de maquillaje del mundo y, en Navidad, bastantes tiendas y almacenes ofrecieron talleres de elaboración de coronas navideñas”, nos cuenta.
Fidelizar al cliente
Cuando comenzó el descofinamiento, su empresa se dio cuenta del potencial que tenían los eventos en formato híbrido. Los organizadores empezaron entonces a experimentar con la combinación de un público limitado en el espacio con una mayor audiencia online. El experto explica que, en ese momento, las empresas empezaron a utilizarlos como herramienta de fidelización de clientes, para entablar relaciones con los actuales y atraer a nuevos clientes.
“Por ejemplo, las pequeñas librerías organizaron sesiones de lectura o encuentros con escritores, talleres de escritura para niños o talleres de cocina experiencial. El elemento híbrido les permitió sumar una mayor audiencia a sus eventos presenciales”, explica.
Otras de las tendencias que ha visto es que los organizadores ya no son exclusivamente presenciales, virtuales o híbridos. Varían los formatos de los eventos en función de sus objetivos en cada momento. Crean series de eventos: “Un día van a montar un evento presencial para vender entradas y tener una experiencia inmersiva, y otro día crean un evento virtual para poder publicitarse más, llegar a más gente, aumentar su imagen de marca, proponer un formato Freemium“.
Ventajas y desventajas
Ismael García explica que en evento híbrido tiene un componente, tanto presencial como online, que permite aprovechar las ventajas de ambos formatos. Los eventos presenciales tienen ventaja para la construcción de marca, dado que refuerzan las conexiones humanas y generan experiencias memorables y atractivas. Si estos, se combinan con las ventajas únicas de los eventos online, que permiten alcanzar nuevos públicos y más amplios, y de geografías adicionales, la combinación es perfecta.
Señala el experto que otra ventaja de los eventos híbridos es que generan contenido que se puede comunicar a través de varios canales; por ejemplo, con las grabaciones de vídeo del evento los organizadores pueden seguir mostrando el valor de la compra de una entrada para un evento virtual y crear interés en futuros eventos. Además, si el evento es de pago, los eventos híbridos pueden ayudar a potenciar las ventas: una mayor audiencia se traducirá en mayores ingresos.
Entre las desventajas de los eventos híbridos menciona la necesidad de los organizadores de atender a dos públicos a la vez: el presencial y el online. “Ambos tienen diferentes expectativas y acceso a lo que ocurre en el evento, por lo que puede ser difícil atraer a ambos públicos al mismo tiempo, a no ser que se pretenda que el público de las retransmisiones se sienta como si solo estuviera viendo la televisión”, apunta.
Explica Ismael García que un evento presencial y otro online en uno solo significa también que desaparecen algunas de las ventajas de los eventos solo online -menor esfuerzo y gasto- porque es necesario volver a tener en cuenta al público presencial y esto implica control de acceso, seguridad, un lugar suficientemente grande, planes de asientos, catering, etc.
“El mejor tipo de evento híbrido podría ser no mezclar ambos públicos en un solo evento, sino dirigirse a ellos a través de eventos presenciales y online separados. Eso representaría un programa de eventos híbridos más que un evento híbrido”, acota.
Captar al cliente
Plataformas como Eventbrite ofrecen un directorio online de los eventos que se celebran a nuestro alrededor, y en el caso de los eventos online, de lo que está ocurriendo en todo el mundo. Solo con publicar los eventos es posible llegar a un público global que busca el próximo evento al que asistir o el próximo plan que hacer a través de una plataforma de confianza.
En el caso específico de su empresa, Ismael García destaca el desarrollo de Eventbrite Boost, una plataforma de marketing creada específicamente para promocionar eventos de una forma simple e integrada. Estas herramientas permiten a los organizadores tomar el control de sus campañas de Facebook, Instagram y envíos masivos de correo electrónico, al mismo tiempo que automatiza las partes más complicadas y lentas de la promoción online.
“Desde Eventbrite consideramos que es necesario profundizar en ideas creativas y formas de promocionar el evento, y considerar, por ejemplo, lanzar un concurso o sorteo, apostar por marketing de influencers, ofrecer descuentos anticipados, introducir estrategias de gamificación… En el blog de Eventbrite proponemos algunas ideas interesantes para implementar”, comenta.
Fidelizar al cliente
Señala el experto que los eventos híbridos permiten establecer una conexión online con los asistentes, de manera previa al evento, durante, y a posteriori. En primer lugar, destaca como recomendable animar a los asistentes a conectarse a sus perfiles sociales, a suscribirse a su boletín de noticias, y a visitar su blog para obtener más información actualizada.
“Una vez finalizado el evento, hay que mantener la comunicación y seguir conectando con los asistentes, aprovechando sus datos de contacto. Por ejemplo, ofrecerles la grabación del evento y compartir información adicional sobre el tema del evento; mantenerles al día de los próximos eventos e invitarles a ellos. Eso sí, hay que asegurarse de que el público objetivo ha optado por recibir información del organizador y evitar en todo momento ser percibido como un spammer”, explica.
Presente y futuro de los eventos híbridos
Los eventos online han tenido un gran momento debido a las restricciones de la pandemia, y muchos creadores han experimentado las ventajas únicas de celebrarlos. Dice Ismael García que muchos de los organizadores de eventos que utilizaban Eventbrite se pasaron a los eventos online para seguir difundiendo sus contenidos durante las restricciones a raíz de la pandemia y ayudar a romper el aislamiento social.
Hoy en día, a pesar de la progresiva vuelta a los eventos presenciales, asegura que las tendencias virtuales e híbridas se mantienen. Muchos públicos siguen interesados en los eventos virtuales porque suelen ofrecer experiencias únicas y se puede acceder a ellos con una comodidad única y sin tiempo de desplazamiento.
De cara al futuro, Garcñia cree que los eventos virtuales se mantendrán y coexistirán con los presenciales. “En Eventbrite hemos encuestado a 3.000 personas en EE.UU. y Australia y el 50% afirma que asistiría tanto a los formatos presenciales como online”, señala.
Pero el reto -explica- será que el evento híbrido llegue al mismo tiempo al público presencial y al público online. “Muchos organizadores querrán seguir llegando a ambos públicos, pero es posible que quieran lograr este objetivo con eventos solo en formato online y con eventos únicamente presenciales, en lugar de hacer eventos en formato mixto. Vemos que algunos organizadores están ya montando series de eventos en los que van cambiando de virtual a presencial”, agrega.
Cualquier tema es posible
Para Ismael García es posible hacer un evento online o híbrido sobre cualquier tema. Su plataforma, por ejemplo, permite planificar y ejecutar eventos en directo y online, ya sea un festival culinario anual que atrae a miles de aficionados a la gastronomía, un seminario web profesional, un taller de yoga semanal o una clase de baile diaria para jóvenes.
Sin embargo, dependerá del volumen de interacción con la audiencia. “Los eventos híbridos son más fáciles de organizar si la comunicación entre los anfitriones y el público es lo más unidireccional posible, es decir, con un público que se limita a mirar y escuchar. Como por ejemplo, un concierto, una obra de teatro, un club de comedia, una lectura, puesto que la retransmisión en directo online se limita a imitar lo que un asistente experimentaría in situ de forma presencial”, señala.
Señala como dificultad de un evento híbrido cuando se necesite interactuar con un público presencial y con un público online al mismo tiempo, porque es fácil que el público virtual se sienta olvidado o desplazado. Para evitarlo, recomienda un moderador/presentador online adicional que intervenga en el formato virtual, además del que está presente en el lugar, para que todos los públicos participen.
El evento más insólito
“Asistí al estreno de una película de forma online con acceso único entre bastidores. La inscripción al evento era a través de Eventbrite. Primero se hizo una transmisión con los actores a través de Facebook, donde comentaban lo emocionados que estaban antes del estreno. Y luego se hizo el estreno de la película a través de una transmisión en Youtube, que vi en casa desde mi televisor. En paralelo, a través de su canal de Facebook, podía ver los comentarios tanto del público como de los actores y el productor, y una conversación en directo de forma simultánea. Lo vi en mi ordenador portátil, sentado en el sofá; también podría haber utilizado mi móvil”. Así cuenta Ismael García el evento online más insólito al que ha asistido.
Lo mejor es que después recibió un correo electrónico personal de agradecimiento del director de la película, “lo que fue un detalle muy bonito. Esta experiencia me demostró de primera mano el poder de los eventos híbridos: se trataba de una película pequeña e independiente de Bristol, en el Reino Unido, donde debería haberse estrenado en un cine local, por lo que probablemente no habría oído hablar de ella si no hubiera sido gracias a la organización de un evento online a través de Eventbrite”, señala.
¿Volverán los eventos 100% presenciales?
Una vez que las restricciones a los eventos disminuyan del todo en España, volverán los eventos presenciales, asegura el experto. “Y de hecho ya lo estamos viendo. Llevamos demasiado tiempo sin disfrutar de la emoción de las experiencias en vivo, y hay una fuerte demanda y ganas acumuladas de volver a salir a la calle”, dice.
Habla, sin embargo, de la posibilidad de que haya una fase de transición en la que el tamaño del público siga siendo restringido y el uso de mascarillas siga siendo obligatorio. “Mucha gente tardará un tiempo en volver a sentirse cómoda entre una multitud. Pero ahora mismo, no hay duda de que si se les da a elegir, la inmensa mayoría de los españoles elegirán asistir a un evento en vivo y en directo en lugar de ver uno en una pantalla”.
Seguiremos comunicando…
