En la era digital, la comunicación se ha vuelto un elemento clave en el éxito de cualquier negocio, motivo que ha propiciado que las centralitas virtuales se hayan posicionado como una solución altamente eficaz para atender y gestionar las llamadas de la manera más eficiente y profesional. Sin embargo, el gran dilema que se les plantea a muchas empresas es cómo elegir la centralita adecuada y aprovecharla al máximo. En este artículo se presentan, algunos consejos sobre cómo seleccionar la mejor opción y optimizar su rentabilidad.
Definir las necesidades de cada negocio
Antes de comenzar la búsqueda, es necesario tener claro el uso que se le va a dar, analizando el número de llamadas que se recibe al día, las funciones avanzadas que se necesitan, como, por ejemplo, la grabación de llamadas, mensajería de voz o conferencias, el soporte que se requiere (móvil, escritorio, etc.) … Teniendo claros estos parámetros será más sencillo hacer un primer filtro sobre las opciones que hay disponibles en el mercado.
Evaluar la escalabilidad
Lo habitual en el mundo empresarial es que los negocios crezcan y evolucionen, de manera que es una buena opción decantarse por una centralita virtual que escale fácilmente. Informarse sobre la posibilidad de añadir más líneas o funciones más adelante, sin complicaciones ni costos excesivos, es más que recomendable.
Facilidad de uso
La interfaz debe ser intuitiva, tanto para los administradores como para los usuarios, de este modo se permitirá sacarle el máximo provecho y aumentar su rentabilidad, sin tener que perder el tiempo en complejos procesos. En este sentido, es una buena idea tener un acercamiento previo con aquellas que ofrezcan demostraciones o pruebas gratuitas.
Analizar los costes
Ni que decir tiene que en cualquier inversión que se vaya a realizar en una empresa hay que analizar los costes en relación a los beneficios que va conceder. Las centralitas virtuales pueden variar considerablemente en precio y es necesario entender todos los costes asociados, tales como tarifas mensuales, cargos por minutos y si existe algún otro gasto oculto. Es necesario pararse a evaluar los diferentes proveedores para encontrar el que ofrezca la mejor relación calidad-precio.
Calidad del soporte técnico
Un buen soporte técnico es esencial para este tipo de servicios, así que hay que asegurarse de que el proveedor elegido finalmente ofrezca asistencia accesible y eficaz, ya sea a través de chat, teléfono o correo electrónico. Es importante prestar atención a la disponibilidad del soporte, especialmente si se opera en diferentes zonas horarias.
Integración con otras herramientas
La centralita virtual tiene que integrarse fácilmente con el resto de herramientas con las que trabaje la empresa, como el CRM, el software de gestión de proyectos o las plataformas de mensajería. De este modo, se optimiza el flujo de trabajo y se mejora la comunicación interna entre los trabajadores.
Cómo sacarle el máximo provecho
Una vez que se elige centralita virtual, el objetivo de cualquier empresa debe ser el de maximizar su potencial. Algunos consejos para hacerlo incluyen la capacitación del equipo de trabajo, la personalización de las configuraciones, el aprovechamiento de las herramientas analíticas que permitan rastrear el rendimiento de las llamadas o el implemento de las funciones más avanzadas.
En definitiva, elegir una centralita virtual adecuada es un paso crucial para optimizar la comunicación en una empresa, pero requiere tomarse el tiempo necesario para hacer una elección informada y capacitar al equipo para aprovechar al máximo esta herramienta.
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