¿Sabías que desde el 2019 España ha cambiado su ley y, hoy en día, es una obligación contar con un registro de la jornada laboral? Así es. Dicha normativa fue planteada con el fin de registrar los horarios de entrada, salida y descanso de los empleados para evitar así los abusos de horas extra, entre otros. En este contexto, han surgido numerosas soluciones tecnológicas que dan la mano tanto a empleados como empleadores, brindando soluciones operativas; y tal es el caso del software de control horario que ofrece factorialhr.
Pero, ¿qué los hace tan especiales? En este artículo te lo contamos.
Entendiendo el A, B, C: ¿De qué se trata esta herramienta?
Para comenzar, podemos decir que un software de RR. HH. para el control horario es una herramienta digital que sirve para registrar, gestionar y optimizar la jornada laboral de los empleados. Si bien sus funciones son múltiples y muy variadas, por lo general, ofrecen la opción de marcar el registro de entradas y salidas, el cálculo automático de horas trabajadas, la gestión de horarios flexibles y el control de ausencias y vacaciones. Lo mínimo e indispensable
Estas plataformas permiten a los empleados registrar sus jornadas de manera sencilla, a través de aplicaciones móviles, dispositivos biométricos o sistemas basados en la nube. Asimismo, proporcionan a los departamentos de recursos humanos datos en tiempo real sobre la asistencia y productividad del personal, ayudándoles a cumplir con la normativa sin tener que recurrir a métodos manuales que pueden ser ineficientes y propensos a errores.
Los pros cuando la tecnología nos da la mano
Implementar un software de control horario en la empresa aporta múltiples beneficios y, a continuación, se detallan los principales.
1. Siguiendo la ley al pie de la letra
Uno de los principales beneficios de implementar esta herramienta es asegurar el cumplimiento de la normativa española. Estos sistemas registran y almacenan automáticamente los datos de cada jornada laboral, generando reportes detallados que pueden presentarse en caso de una inspección de trabajo. Esto elimina el riesgo de sanciones, ya que garantiza que todos los registros son precisos y cumplen con la legislación vigente.
2. Como dice el dicho: “Cuentas claras, conservan la amistad”
La transparencia es un valor clave en las relaciones laborales modernas. Gracias a estos software, tanto empleados como empresarios pueden ver los registros del tiempo trabajado de manera clara y transparente. Esto no solo reduce los conflictos relacionados con esta temática, sino que también permite al empleado conocer y gestionar su propio horario y días de descanso.
Este punto mejora el ambiente laboral mientras fortalece la confianza y la relación entre empresa y trabajador.
3. ¿Cómo nos ayuda a reducir el error humano?
El registro manual de las horas de trabajo puede llevar a errores humanos que, a la larga, generan discrepancias en la nómina o problemas con el cumplimiento. Un software de RR. HH. automatiza el proceso, evitando errores de cálculo y registro y, además, permite la integración con otras herramientas de gestión de recursos humanos, como las nóminas, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia de los procesos administrativos.
4. Empleados contentos = más productividad
Estos sistemas permiten extraer datos detallados sobre las horas trabajadas, ausencias y tiempos de descanso de los empleados. Gracias a la analítica integrada, las empresas pueden obtener reportes que muestran patrones de productividad, identificar áreas de mejora y ajustar los horarios de trabajo en función de la demanda.
Esto ayuda a maximizar la productividad.
5. Pero… ¿Qué pasa con los freelancers?
Muchos empleados hoy en día tienen horarios flexibles o trabajan de forma remota. En este contexto, esta herramienta se adapta, registrando la jornada de forma precisa, sin importar el lugar o la hora. Además, facilita el registro de descansos y ajustes en la jornada, proporcionando una visión realista y actualizada del tiempo trabajado.
Un poquito del marco legal de España
Desde el 12 de mayo de 2019, el control horario es obligatorio en España para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Esta normativa establece que el empleador debe registrar diariamente el inicio y fin de la jornada de cada trabajador, y almacenar estos registros durante un mínimo de cuatro años. Aquellos que no cumplan con esta obligación pueden enfrentarse a multas que varían según la gravedad de la infracción.
Pero, ¿por qué se volvió necesaria esta ley?
La misma surge como respuesta a la necesidad de evitar el abuso de horas extra no remuneradas y mejorar la conciliación laboral. Sin embargo, el cumplimiento de este requisito ha significado un desafío logístico para muchas empresas. En este contexto, los sistemas de software de recursos humanos (RR. HH.) se han posicionado como una solución óptima para el registro y control de la jornada laboral, simplificando el proceso y ofreciendo un control eficiente.
Con la lupa en los detalles que hacen que un proveedor sea el mejor
Para que un software de RR. HH. sea realmente efectivo en el control horario, debe contar con una serie de características clave, entre ellas las siguientes.
- Acceso desde dispositivos móviles.
- Alertas automáticas para recordar a los empleados registrar su entrada y salida.
- Garantizar que las pausas se registren correctamente y no interfieran con el tiempo laboral total.
- Reportes personalizados acordes a las necesidades de la empresa.
- Facilitar el cálculo de horas trabajadas y tiempo extra, sincronizándose con el sistema de nóminas.
- Cumplimiento de RGPD (Reglamento General de Protección de Datos, una normativa de la Unión Europea, en vigor desde mayo de 2018).
Así que, si tienes una empresa en España, ya sabes: el uso de software de recursos humanos facilita el cumplimiento normativo y optimiza la gestión, mejorando productividad, transparencia y satisfacción laboral. Estas herramientas permiten a empresas de cualquier tamaño adaptarse eficientemente a un entorno laboral cambiante, reduciendo así la carga administrativa.
