Las tareas que tiene que llevar a cabo un director de Comunicación día a día son numerosas y diversas: relaciones con los medios, comunicación online, comunicación interna, responsabilidad social corporativa, organización de reuniones y actos, relaciones institucionales, liderazgo de equipos… Para conseguir llegar a todo, es fundamental que el dircom organice sus días. Teresa Mañueco, directora de Comunicación de Cepsa, da las claves (y las aplica en su compañía) en el Anuario Dircom 2016.
¿Agenda programada?
Mañueco explica que el día suele empezar “con una agenda programada, pero la realidad es muy cambiante y viene determinada por numerosas circunstancias”.
Toma de decisiones
Lo primero que hace el equipo de Teresa Mañueco, según explica ella misma, es analizar “el dossier de prensa con las informaciones de la compañía y del sector publicadas tanto en medios tradicionales como en internet”. Una vez examinado todo, se proceden a tomar las “decisiones oportunas”.
Informaciones, teletipos…
La mañana avanza y con ella la actualidad. La dircom de Cepsa indica que “durante todo el día recibimos informaciones, teletipos, etc. y estamos atentos a lo que se publica”. También, y cada vez más, se preocupan de lo que se publica en redes sociales. Por otro lado, se distribuye la información considerada relevante a las diferentes áreas de la empresa.
Parrilla de contenidos
A continuación, en Cepsa se prepara lo que allí llaman la “parrilla de contenidos”, que implica una “gestión multicanal de la comunicación”. Se trata de una “programación semanal de los mensajes de la compañía que se van a trasladar y definición del canal a través del cual se hará (redes sociales, pantallas internas, boletines digitales, etc.)”.
Reuniones con medios…
Un director de Comunicación también debe reunirse de forma más o menos frecuente con algún medio de comunicación para explicar y comentar aspectos relevantes del sector y la compañía.
…y agencias
Paralelamente, y según cuenta Mañueco, hay que mantener un “contacto frecuente y recurrente con las consultoras y agencias de comunicación para analizar los proyectos en curso, rentabilidad de acciones realizadas, planteamiento de próximas iniciativas, etc. y conocer nuevos proveedores y servicios para asegurarnos de estar siempre a la última”.
Análisis de resultados
Es importante que el director de Comunicación de una empresa también realice un seguimiento, monitorización y análisis de resultados de acciones concretas. Según la directora de Comunicación de Cepsa, la “medición de resultados específicos de estudios ad hoc y periódicos con el fin de conocer la percepción y motivaciones de los grupos de interés”. También un “análisis de retorno de las acciones”.
Programas de formación
Otra de las actividades vitales de un dircom es “preparar programas de formación y contenidos para facilitar la comunicación en cascada de los temas más relevantes”.
Volver a organizar la agenda
Mañueco lo tiene claro: hay que “reorganizar la agenda y devolver llamadas”. También es buen momento para “preparar presentaciones e intervenciones”.
Presupuestos y recursos
Una de las tareas más importantes del director de Comunicación de una compañía y su equipo es, tal y como explica Teresa Mañueco, “revisar el presupuesto, posibles sinergias y maximizar la eficiencia en el uso de unos recursos escasos”.
‘Request for Proposal’
Mañueco destaca “revisar las líneas generales de los ‘Request for Proposal’, asistir a la presentación de licitaciones para prestar servicios de Comunicación y comentar las evaluaciones correspondientes”.
Participación en asociaciones
“Preparar acciones relacionadas con la participación en asociaciones y asistir a actividades y órganos de gestión de las mismas”, señala Mañueco.
Cuidar la reputación
La reputación es de las cosas más importantes con las que pueden contar las compañías, y hay tareas que la cuidan específicamente. “Acudir a entregas de premios, presentación de programas corporativos, reuniones de asociaciones, participar en acciones de Responsabilidad Corporativa de la Compañía, etc.”.
Prepararse para las crisis de Comunicación
En el mundo en el que nos movemos, puede surgir (a golpe de tuit, por ejemplo) cualquier circunstancia que destruya la mencionada reputación. A esto suelen seguir las crisis de Comunicación, que, mal gestionadas, son capaces de hacer muchísimo daño. Por ello, según Mañueco, hay que “realizar simulacros, revisar los sistemas de gestión de crisis de comunicación y la formación de portavoces”.
Dedicar tiempo al equipo
Teresa Mañueco indica, de igual manera, la importancia de dedicar tiempo al desarrollo y la gestión del equipo que integrará el departamento de Comunicación. Incluye tareas de selección, evaluación, formación…
La directora de Comunicación de Cepsa termina con un consejo: “La clave es disponer de una estructura clara y muy bien definida. Hay que repartir muy bien los papeles. Es fundamental que la coordinación sea perfecta y que todos los mensajes estén alineados”.
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