BUENOS AIRES (18/07/06) Daniel Colombo, de la consultora Colombo Pashkus, nos dio a conocer los secretos y claves para que la organización de un eventos sea todo un éxito. “Es tante evaluar para qué se realizará un evento”, dice. Una vez aclarado el objetivo, hay varios aspectos a tener en cuenta. He aquí la guía para organizarlos:
- Cuál es el target de publico a convocar
- La línea temática a desarrollar en el evento
- El presupuesto. Tenerlo claro será crucial para establecer un plan de diseño, plementación e instrumentación del mismo (ideas creativas, de alto pacto, alineadas con el target y objetivos del mismo)
- Los detalles: Un evento es la suma de ellos.
- Lograr un pacto, sin opacar la marca o producto a promover.
- La capacidad del lugar donde se desarrollarán las actividades. En este caso es recomendable la justa medida: ni muy pequeño que se desborde ni muy grande que parezca un fracaso.
- Revfisar el calendario de convocatorias con otros colegas y eventos nacionales para fijar la fecha y hora
- Prever lo previsto: cortes de energía eléctrica, bloqueos de caminos, lluvia, etc.
- Regalos: no pueden faltar para cada uno de los invitados.
- Presentaciones de un vocero: una buena síntesis es lo más apropiado.
- Invitaciones: un excelente diseño, con la convocatoria clara y que no deje lugar a dudas. Imtante una versión electrónica: elaborar el mailing del invitados con suficiente antelación; hacer el seguiento de la convocatoria y llevar un registro de acreditaciones.
- Diseño del espacio: muy cuidado y acorde al producto a comunicar.
- Registrar el evento en video y fotografías. El video “en crudo” sirve para mejorar aspectos en próxas ocasiones.
- Paciencia: para contener al cliente, para coordinar todos los proveedores involucrados, para motivar al equipo de trabajo asignado y que todos cumplan su función.
- Coordinación: Reunirse con TODO el staff involucrado en el evento una hora antes de la llegada de invitados para reconocer y agradecer el trabajo de todos y recordar el objeto del evento, qué tipo de público recibiremos, cuál es la meta a cumplir, qué es tante trabajar coordinadamente, con buena energía y entusiasmo. También se establecerán los niveles de consulta entre los organizadores, ante cualquier inconveniente que pueda presentarse.
- Intercomunicadores: dependido del volumen del evento, para la coordinación de los líderes de cada área.
- Un detalle tante: el personal del staff no come ni recibe regalos mientras trabaja en un evento. Esto debe ser aclarado y planificado de antemano. Mucho menos, utilizar goma de mascar en la boca y otros detalles que desmerecen el esfuerzo realizado.
- Y al finalizar… dedicar unos minutos nuevamente a agradecer al equipo.
Daniel Colombo
COLOMBOPASHKUS
