EEUU está viviendo en los últos días lo que para muchos expertos es, sin duda, la mayor filtración de documentos clasificados de toda su historia. Las revelaciones de Edward Snowden, ex trabajador de la CIA, que ha puesto al descubierto el programa de vigilancia de la Agencia Nacional de Seguridad (NSA) y el espionaje indiscrinado a millones de ciudadanos, deja en evidencia a la presidencia de Obama, que hasta ahora había criticado métodos silares empleados sus antecesores en la Casa Blanca.
Este nuevo escándalo norteamericano, cuyas densiones superan las de la filtración de los Papeles del Pentágono al New York Tes en 1971 o a las del mismíso caso Wikileaks, me lleva a pensar cuán frágiles son las Administraciones a la hora de controlar la información que manejan. Y, llegados a este punto, la pregunta es inevitable: si esto está ocurriendo en organismos sometidos a estrechos controles de seguridad, ¿qué no ocurrirá en cualquier pequeña y mediana empresa que no haya adoptado, ni de lejos, precauciones tan rigurosas como las de la NSA?
La gestión de la comunicación corativa de una compañía debe ser más cuidadosa, evidentemente, con aquellos aspectos de la organización cuya confidencialidad es crítica y no hay que divulgar. La evidencia de que los riesgos de fuga van in crescendo se pone de manifiesto en el Índice de Gobierno Documental, una investigación realizada recientemente Coleman Parkes para RICOH. Según este estudio, la gestión de documentos críticos para el negocio es una preocupación para el 65% de las empresas encuestadas, una cifra cuatro veces superior a la de la encuesta realizada en 2009.
Los motivos de que se extravíe información crucial para una organización son variados y entre ellos destaca un escaso control de los dispositivos de presión, la creciente proliferación de dispositivos móviles de almacenamiento (memorias USB, pen drives, etc.), la información enviada a través de medios no suficientemente seguros (email, mensajería instantánea, etc.) o la destrucción insegura de información. De hecho, la Unión Europea esta que el 49% de los empleados se lleva información cuando cambia de trabajo, poniendo así en riesgo la agen e integridad de la organización.
Las fugas de información pueden tener un efecto devastador en la reputación de una compañía y este quebradero de cabeza va a ir a más con el auge de las nuevas tecnologías. Otro apartado que va a exigir mayor atención parte de las organizaciones es la gestión de las ingentes cantidades de información que se generan en la empresa. Cada vez son más las fuentes de información –medios tradicionales, redes sociales, blogs, foros, medios online… de las que tenemos que estar pendientes. Por lo tanto, habrá que dar con nuevas herramientas de análisis de big data que permitan a la organización adoptar decisiones efectivas. Algo en lo que el equipo de Obama dio una lección al mundo con motivo de las pasadas elecciones norteamericanas. Lásta que en las últas horas haya dilapidado ese crédito.
Iolanda Baqués, directora de Comunicación de RICOH
