Una rueda de prensa es un acto informativo convocado un organismo o entidad al que están invitados los medios de Comunicación para informar de lo que allí sucede. Con los nuevos tiempos y la irrupción de los medios de Comunicación multedia cada vez son más los requisitos técnicos que se requieren a la hora de organizar una rueda de prensa. Inma Avia, productora ejecutiva de La Sombra Producciones da las claves para que tu rueda de prensa consiga la cobertura esperada en los medios de comunicación audiovisuales.
Lo principal es tener una buena iluminación de la sala donde se va a celebrar la rueda de prensa y que esta luz no cambie de un lugar a otro de la mesa o a medida que avance el acto, para que los operadores de cámara puedan hacer una buena grabación.
Necesitamos tomas de audio. Esto se llama spliter y los medios se pueden enganchar a él para recoger el audio de los tavoces de una forma lpia, sin que se cuele ruido de ambiente. Con esto, de más decir que se necesitan micrófonos y altavoces, esto últo siempre en función del tamaño de la sala y del número previsto de asistentes.
También tenemos que saber sentar a los tavoces, si es que la rueda de prensa es en una mesa. Prever que no se les vea muy bajitos en cámara y, es un buen consejo, dejar la cartelería detrás de quién va a hablar para, en caso de que un medio extraiga declaraciones de una intervención, que la marca no se pierda.
Habilita una zona para colocar las cámaras, normalmente al final de la sala, con una plataforma para que puedan tener buen tiro de cámara y jugar con el zoom. Intenta que el periodista pueda estar cerca de él, lo lógico es que operador y periodista estén juntos para poder ir apuntando los códigos de tiempo que más le interesan.
Cuándo: convocar la rueda de prensa con una semana de antelación, si se puede, y confirmar asistencia un día o dos antes. Los medios audiovisuales asisten con menor frecuencia que un medio escrito, puesto que tienen que desplazar míno dos personas con el equipo técnico correspondiente.
Una buena manera de ‘engancharles’ y también de facilitarles el trabajo a la hora de editar la pieza audiovisual de nuestra presentación es enviarles con antelación un Videocomunicado, donde se les facilitan ágenes de recurso y también declaraciones de los tavoces, para saber de qué se va a hablar y también si no pudieron venir a nuestra rueda de prensa que tengan la opción de poder publicarlo o emitirlo.
Habilitar una sala para entrevistas. Unas buenas declaraciones en televisión necesitan silencio alrededor, para que el audio entre lpio. Si hay desayuno o coctel, prero celebra la rueda de prensa y después el tentempié. Intentar que las cámaras no nos pillen comiendo, no es la mejor agen.
Algo muy común al acabar las ruedas de prensa, sobre todo en temas de televisión, sociedad y corazón, es hacer un ‘corrillo’ con el protagonista. Dejemos pasar prero a las televisiones que suelen tener plazos más cortos y cuando acaben los medios escritos se pueden alargar un poco más. Si el periodista ve que no va a entrar en el informativo se marchará sin la entrevista y posiblemente no incluya nada en el informativo. Habrá visto que ha perdido media mañana y quizá la próxa vez no vaya.
El tiempo también es muy tante. Tenemos que prever que al equipo le dé tiempo a llegar a la redacción y montar el vídeo para el informativo, la tarde puede que la noticia ya no tenga cabida. Intentar que las intervenciones no duren más de 20 o 30 minutos y dejar el resto de tiempo, hasta una hora más o menos para preguntas de los periodistas.
Un buen tavoz nunca provisa. Esto lo vos hace un par de semana con la formación de tavoces. Hay que preparar cada intervención, para que sean cortas, claras y concisas. Pensar que una declaración en televisión suele durar entre 7 y 12 segundo, 10 segundos de media, y tenemos que saber jugar con ese escaso espacio de tiempo para que nuestras palabras digan lo que hemos ido a decir y lo digan de tal forma que se conviertan en titular. No es nada fácil…
Tras la rueda de prensa es muy tante que el periodista y sobre todo el operador de cámara se vayan con todo el material necesario para editar su pieza. Cuando envíes la nota de prensa puedes volver a enviar el VC y, si tienes, tu propia VN.
Últos consejos:
Pensar que no todo es susceptible de convocar a los medios. No hay que abusar de la disponibilidad de periodista.
Invitar a todas las secciones de interés y medios interesados. No excluir ni vetar a nadie. Solo conseguiremos enemistarnos con ellos y que hablan mal de nosotros, o lo que es peor, que nos hagan el vacío.
Tener en cuenta la agenda semanal, sobre todo en temas de política y economía, que son los reyes de la información. Evitar los lunes falta de planificación y los vies que ya suelen haber equipos de fin de semana.
Una vez más ¡CUIDADO CON EL OFF THE RECORD! Una rueda de prensa no acaba hasta que el periodista y el operador de cámara no se van.
Inma Avia es productora ejecutiva de La Sombra Producciones.
Seguiremos informando…
