Protocolo, confirmados VIP de últa hora, inhibidores que ponen a prueba el sonido, medios acreditados, realización, luces y… acción. Es lo que hace falta para organizar un evento de gran envergadura, mucha acción y, sobre todo, mucha organización previa para que todo salga a la perfección.
Poniendo como ejemplo la déca edición de ‘Los Mejores de PR’, que se celebró en la Sala Luis Abril de La Sombra Producciones la semana pasada, Inma Avia, productora ejecutiva de la compañía, cuenta en el espacio de Educación Audiovisual de #OndaClub cómo debe organizarse un evento al que van a asistir personalidades del mundo de la política, la comunicación y el periodismo, todos en un mismo espacio, muchas veces juntos pero no revueltos.
Nos cuenta Inma Avia que el sector político es, la mayoría de veces, el que determina la puesta en escena. ‘El hecho de que el presidente de la Comunidad de Madrid, Ignacio González, y la presidenta del PP de Madrid, Esperanza Aguirre, confirmen su asistencia, cambia los planes a la hora de organizar un evento. Nosotros estamos acostumbrados a organizar eventos grandes y pequeños, pero con la presencia de dos de los principales políticos de la capital era nuestra prera vez’, asegura.
Un consejo muy sencillo para colocar a la persona que preside el evento y, tanto, al resto, es crear filas de sillas pares, así tendrá su espacio en el centro y te evitarás muchos quebraderos de cabeza. A partir de ahí el resto de invitados se sentarán en función de su cargo.
Una vez organizada esta zona, es el turno de los premiados. ‘Fue mucho más complicado colocar a los premiados que a la zona VIP, que al final se rige protocolo y no tiene margen para la provisación. Lo que nosotros hicos en ‘Los Mejores de PR’ fue crear un criterio propio y los situamos sector empresarial: banca, agencias, etc.’, comenta Inma Avia.
Respecto a los previstos, hay que preverlos con antelación: tardanza de los premiados, posibles fallos técnicos con el audio, etc. También cómo y dónde se va a retransmitir el evento ( streaming, radio, Twitter…) o qué medios de Comunicación van a cubrirlo y qué necesitan para ello (espacio para prensa, photocall). El posevento también es tantíso: catering, ambientación… hasta la realización del clipping de prensa final.
Por supuesto, para que un evento, grande o pequeño, salga a la perfección, además de estos detalles es necesario un buen equipo. Y ‘Los Mejores de PR’ lo tuvo…
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