domingo, 27 noviembre, 2022

¿Cuáles son los problemas a la hora de contratar una agencia de eventos?

Agencias de Eventos: problemas

Según el ‘I Informe sobre la situación actual de los Eventos en España’, realizado por prnoticias en colaboración con Agencias de Eventos de Españolas Asociadas (AEVEA) la relación entre cliente y agencia de eventos no siempre es la más idónea, y en el trato diario surgen diferente problemas desde un lado y otro de las partes. Cuestiones como los factores de la contratación de una u otra agencia o las condiciones de los concursos son temas que preocupan en el sector de las agencias de eventos y que merecen una reflexión en el sector.

Conoce más datos del Informe

Uno de los aspectos que mayores controversias despierta entre las agencias es la convocatoria a los concursos por parte de los clientes. Sobre cuántas agencias deberían participar en los concursos, el 75% de los entrevistados asegura que el número ideal de agencias que deberían competir en los concursos sería de 3. En segunda posición, con tan solo un 7% aparece el 5 como número ideal de agencias que podrían participar en un concurso convocado por un cliente.

agencias concursos

Miriam Molero, Marketing Manager de Attentive, considera que si realmente la empresa contratante conoce el mercado suficientemente y define previamente el perfil de proveedor ideal para desarrollar servicio, tres agencias a concurso es un número justo y perfectamente asumible por ambas partes. ‘Somos conscientes de que detrás de algunos concursos hay malas prácticas. Los proyectos presentados contienen creatividades resultado de muchas horas de trabajo, ¿a dónde van esas miles de ideas que en principio son descartadas? ¿Nuestro producto va directamente a la papelera? ¿Se recicla? ¿Qué valor tiene el tiempo que hemos dedicado? Perfectamente esperaría 60 días, o incluso 120 días, a que mi creatividad ¡la descartada! fuese remunerada’, explica Molero.

Criterios a la hora de contratar una agencia de Eventos

Respecto a los criterios que deberían seguirse a la hora de contratar a una agencia de eventos, para el 98% de los entrevistados la creatividad es uno de los factores clave a la hora de elegir agencia. En segundo lugar, con un 53% aparece el equipo humano y en tercer lugar, con un 51% el precio. También aparece como un factor importante la relación y atención al cliente con un 47%. Entre los factores que menos influencia en la contratación de los servicios de una agencia de eventos aparecen experiencia previa con el cliente (22%), o experiencia en el sector económico (13%). También los profesionales del sector han nombrado algunos de los siguientes criterios como importantes en la elección de agencia: fiabilidad, profesionalidad y credibilidad; experiencia en ese sector; capacidad de producción y planificación; o know how en producción.

contratacion agencias

Desde el punto de vista de Francisco Cantero, Director de Proyectos de Neozink, la clave para la elección de una agencia debe ser la creatividad de la propuesta pero, al mismo nivel, colocaría ¿cuánto de esa propuesta creativa es capaz de llevar a cabo la agencia? ¿Cuánto escapa de su control y necesita subcontratar?  

Cuanto mayor sea la capacidad de una agencia para crear, diseñar, producir, ejecutar y controlar, sin que sea necesaria la subcontratación, mayor será el control global que se tenga sobre el proyecto y más se aproximará el trabajo a la consecución de los objetivos fijados por el cliente para la realización de la acción.

Respecto al briefing, el 60% de los participantes en esta investigación asegura que no es suficiente para elaborar una propuesta adecuada a las necesidades del cliente. En la otra parte está el 38% asegura que aunque no siempre, a veces sí se ajusta a aquello que exigen los clientes. Y un pequeño 2% asegura que siempre el briefing es suficiente para elaborar una propuesta ajustada a las necesidades del cliente.

briefing

Andrés Virto, Director de Madison, piensa que ‘dentro de las agencias los briefings son un tema recurrente, pero sin querer abordar aspectos manidos, y en línea con las labores de consultoría estratégica que demanda el mercado, en muchas ocasiones no sólo se trata de lo que nos cuentan en un brief o las necesidades que se nos trasladan, sino lo que NO se nos cuenta y es tan crucial y determinante para realizar un buen trabajo como lo anterior. Bajo nuestro punto de vista, es tan relevante conocer el objetivo de comunicación –  qué mensaje se desea transmitir sobre el producto o servicio, cuál es el reto y objetivos- el carácter de la marca, la política de comunicación de la empresa y su relación con la competencia, como Los No: dejar claro qué no se quiere decir en el mensaje, con qué insights no se quiere asociar el producto, marca o servicio, cuales son los indicadores que realmente van a valorar (participación, interacción, asistencia…) o por ejemplo en eventos como convenciones internas, qué se debe evitar a nivel emplazamientos, animaciones, tecnologías, etc, ya que quien mejor conoce a los públicos internos es el cliente, y con esa experiencia no nos lo ponen más fácil sino que “trabajamos juntos” para que el evento sea un éxito’.

Francisco Cantero, Director de Proyestos de Neozink es partidario de contar con un documento estándar en el sector para que los clientes puedan tener claro qué información básica e imprescindible necesitan las agencias para poder elaborar una propuesta que se ajuste al 100% a lo que solicitan. ‘Contar con esta información es vital para que al cliente se le presenten propuestas que realmente cumplan con aquello que el cliente está demandando. Por otro lado, las agencias también tendrían claro qué es lo que hay que proyectar y presupuestar’, asegura Cantero.

Según Mila Válcárcel, Socia Directora de Método Helmer, ‘es un hecho preocupante que cerca del 60% de las agencias consultadas hayan respondido que los briefings no se adecuan a las necesidades reales de información , básicas para ofrecer una propuesta idónea y ahorrar muchas horas de trabajo tanto a los clientes como a las agencias. Creo, sinceramente, que desde las agencias debemos ejercer una labor didáctica con los clientes, en cuanto a requerir toda la información adicional necesaria y mostrar la importancia que esa información tiene para el buen fin del proyecto. Desde AEVEA debemos y tenemos que reivindicar un modelo estandarizado de briefing, que nos permita a todas las agencias disponer de la información pertinente y al cliente, tener un checklist tanto de aspectos globales como concretos que afectan a la creación y desarrollo del evento’.

En este sentido, Mila Válcárcel explica: ‘Por otro lado, muchas veces, a las agencias que organizamos eventos nos falta el contexto de comunicación de la marca o del cliente, porque se entiende, que no es necesario conocer toda esa información estratégica. Nada más lejos de la realidad. Los eventos son una pata muy importante de la estrategia de comunicación de las compañías y cuanto más alineadas trabajemos los departamentos de marketing y las agencias implicadas en la estrategia, mejor será el resultado global’.

Presentación oficial del informe

El próximo 7 de Octubre se celebra una nueva edición de los Desayunos Club Agencias en el Edificio La Refinería, en esta ocasión en colaboración con Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA). Durante el encuentro se presentará el ‘I Informe sobre la situación actual de los Eventos en España’, realizada en conjunto por AEVEA y prnoticias.com.

Durante el encuentro contaremos con la participación de Mila Valcárcel, Vicepresidenta de Agencias de Eventos Españolas Asociadas-AEVEA y Socia Directora de Método Helmer, Ángeles Moreno, Vicepresidenta del apartado Miembros de MPI Spain y Managing Director Spain de Events by TLC, y Dario Regattieri, Presidente de Agencias de Eventos Españolas Asociadas-AEVEA y CEO de Eventisimo para debatir algunas de las concusiones de este trabajo. A continuación celebraremos un coloquio debate para analizar las principales conclusiones del estudio y los retos a los que se enfrenta el sector de los eventos en España con los profesionales que asistan.

Seguiremos informando…

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