54.100 euros de media. Ese fue el gasto hecho por las empresas españolas en viajes profesionales en 2015, según el informe desarrollado por Edenred, creadores de Ticket Restaurant y otras soluciones para empresas como Ticket Corporate, con la colaboración de Inmark. Un gasto ineludible y que, lo más preocupante, pocas son las que controlan y gestionan de forma evidente, tal y como mostraba ayer Diana Fernández, directora de Ventas Expense Management de Edenred, en el escenario del Manager Business Forum Finanzas, celebrado en Madrid.
Durante su intervención, Diana Fernández desveló cómo en España, el 93,4% de las empresas liquida gastos profesionales a sus empleados. Estos gastos ascienden cada año a 116.520 euros, de los que el 46,4% corresponde a gastos de viajes. Y es que, según los datos de Edenred, el 24,8% de los profesionales españoles se desplaza, al menos, una vez al mes. De estos desplazamientos, el 41,6% corresponde a viajes nacionales; el 40% a locales y provinciales; y el 15%, internacionales.
Un dibujo en el que Diana Fernández introducía también la falta de control y gestión y así, la directora de Ventas Expense Management, apuntó cifras tan alarmantes en este sentido como el hecho de que tan sólo un 28% de las empresas españolas cuenta con herramientas para gestionar y controlar los gastos de viaje profesionales o cómo el 65% gestiona manualmente dichos gastos. “Para la gran mayoría de las empresas la gestión de los gastos profesionales es un auténtico quebradero de cabeza; de hecho, el 41% de las empresas españolas considera prioritario controlar estos gastos para poder realmente gestionarlos de forma eficiente y, con ello, intentar reducir su coste”, explicaba Diana Fernández.
Un coste que, en gran medida, se ve incrementado por los costes indirectos, derivados de los costes administrativos. Así, según Diana Fernández, del 1 al 34% de los gastos totales de las empresas en viajes profesionales se debe a los costes administrativos y de reservas, a la negociación con proveedores y a la gestión de imprevistos. Por ello, entre las empresas españolas existe una clara demanda de soluciones que les permitan gestionar sus gastos de forma sencilla y eficiente y que les ofrezcan información detallada de los mismos en todo momento. Así, de acuerdo con un informe realizado por Edenred, frente a la pregunta de “¿Qué valorarían las empresas a la hora de gestionar sus gastos profesionales?”, el 69,31% responde que lo que más apreciaría sería disponer de información detallada del gasto; el 53,75%, funciones de reporting; el 52,68%, control de uso; y el 46,5%, el ciclo de validación de las notas de gasto.
Unas demandas que podrían solventarse con las tarjetas corporativas como Ticket Corporate, una solución de Edenred que cada vez toma más peso entre las empresas españolas, que permite controlar los gastos profesionales al tiempo que reducir los costes indirectos de gestión.Herramientas como Ticket Corporate, explicó Diana Fernández, garantizan un uso adecuado de los gastos, asegurando la correcta utilización de los fondos y el cumplimiento de las políticas internas en materia de gastos así como la adaptación a los cambios legislativos y a las normas existentes con su inclusión en el fichero de la Seguridad Social (CRA).
Además, Ticket Corporate ofrece un notable incremento de la productividad ya que facilita la emisión y control de las notas de gastos; es exportable a sistemas contables / nóminas y permite unificar los medios de pago utilizados por la compañía, disminuyendo así las gestiones administrativas. La reducción de costes es la tercera ventaja que las empresas obtienen con el uso de Ticket Corporate, ya que hace posible prevenir gastos injustificados y reducir los gastos mediante un control más exhaustivo.
