Por: Nerea Nuevo, consultora senior de Estudio de Comunicación @NereaNuevoM; y Aída Cerón, consultora de Estudio de Comunicación @aidaceron_
Todos hemos sido «el nuevo» alguna vez. Adaptarse a un entorno desconocido da vértigo en el peor de los casos e incertidumbre en el mejor. ¿Cómo serán mis compañeros? ¿Les caeré bien? ¿Me caerán bien? ¿Estaré cómodo en mi puesto de trabajo?
Desde el punto de vista de una organización, la llegada de una nueva persona debe suponer mucho más que una serie de saludos y presentaciones, una reunión de partida y la puesta a punto del ordenador que va a utilizar. Una nueva incorporación debe activar un proceso para que «el nuevo» se sienta como en casa desde el primer día, le resulte fácil adaptarse y pueda dar lo máximo de sí mismo desde el primer momento.
Manual de bienvenida
El proceso de adaptación a un nuevo puesto de trabajo debe suponer el menor esfuerzo para el que llega de fuera. Debe encontrarse con las menores complicaciones posibles y disponer de una hoja de ruta que lo guíe por los entresijos de la oficina y el día a día de sus “inquilinos”.
No debemos olvidar que un nuevo empleado es un prescriptor en potencia, tanto dentro como fuera de la empresa.
Un manual de bienvenida cuidadosamente confeccionado acelera el período de adaptación al nuevo entorno laboral; demuestra que hay un equipo detrás preocupado por las personas, un equipo con el que «el nuevo» puede contar; causa una primera impresión positiva -y todos sabemos que esta es la que más importa-; y, además, sirve como ejercicio interno para la organización a la hora de definirse, ya que se ve obligada a reflexionar sobre su cultura e identidad corporativas.
El manual de bienvenida debe pensarse como cualquier otro manual -de crisis, de identidad visual corporativa, etc.-. Es decir, tiene que ser práctico, de consulta útil en el largo plazo y constantemente actualizado; un documento vivo al fin y al cabo.
Para su elaboración es imprescindible involucrar a un equipo multidisciplinar. Los profesionales de la comunicación han de apoyarse en el conocimiento de los departamentos de recursos humanos, administración, sistemas y legal. Es recomendable un diseño sencillo, práctico y muy visual que refleje la identidad corporativa de la organización. En cuanto a los contenidos, debe incorporar una presentación de la empresa -con su misión, visión, valores y servicios- y su equipo humano; tiene que transmitir sus rasgos diferenciales. Y, por supuesto, debe contar con información tanto operativa como laboral.
Más allá del manual
Maren Hogan asegura en la revista Forbes que los primeros noventa días son clave para generar vínculos con la organización, su dirección y el resto de trabajadores. Cuando se generan lazos entre estos y «el nuevo» se siente arropado, comienza a construirse la base de una relación fuerte y duradera.
Las cifras invitan a la reflexión. Un estudio realizado por la consultoría tecnológica BambooHR concluye que al menos un tercio de los encuestados han abandonado sus nuevas empresas en los primeros seis meses. Más de la mitad de ellos sentían que no querían volver a ese trabajo, algunos sin ninguna razón aparente y otros porque la realidad de la organización distaba de la imagen proyectada durante el proceso de selección.
El manual de bienvenida es, no obstante, la punta del gran iceberg del onboarding -o proceso de integración-. Citando a Michel Falcon, fundador de Experience Academy, «este es el diseño de lo que tus empleados sienten, ven y escuchan una vez que han sido contratados». El manual debería ser tan solo una parte de todo un plan de bienvenida liderado por un mentor que acompañe, cuando sea preciso, al recién llegado. A su vez, el manual debería formar parte de un kit de recibimiento. Elementos como una simple tarjeta de acceso o material de oficina personalizados, donde siempre prime la identidad visual de la organización, ayudan a crear un primer vínculo sentimental con la marca.
Nos estamos refiriendo en todo momento a un proceso que posibilite la transmisión de valores y conocimientos, no un adoctrinamiento. La meta del onboarding es alinear la cultura profesional de la persona con la de la organización, no alienar a la persona.
Volviendo al lado de la dirección de una organización, un plan estratégico de integración permite retener al talento recién incorporado y, por consiguiente, reducir unos futuros costes de contratación.
Más allá de la bienvenida
Pero un buen plan de onboarding no es suficiente si no viene enmarcado dentro de un buen plan de comunicación interna.
El brand love es un concepto que pretende ir un paso más allá del compromiso y el orgullo de pertenencia surgidos en los primeros días o meses. El objetivo es generar una relación a largo plazo que resulte beneficiosa para la persona y la organización. Digamos que el onboarding es la manera de romper el hielo.
El primer paso para la motivación sigue pasando por disponer de unas condiciones económicasy laborales satisfactorias. Si bien también influye cómo se comunica y comporta la organización con sus equipos, si es coherente y transparente en esta relación y cómo es percibida de puertas para afuera.
Desde comunicación interna se puede impulsar el brand love empleando técnicas que ayuden a generar vínculos y conectar emocionalmente con la marca. Se puede explorar en las motivaciones intrínsecas de la plantilla y trabajar en la definición de un plan estratégico que las sustente.
Empresas socialmente responsables que hacen lo que dicen hacer, que promueven valores positivos, trabajan su teambuilding, personalizan sus mensajes y en las que los empleados sienten que están haciendo lo correcto, están cada vez más cerca de convertirse en loved brands -o marcas amadas-.
En todo caso y, al igual que en la comunicación de crisis, el proceso de bienvenida nunca debe darse por finalizado cuando se aspira a ser una loved brand. Ha llegado el momento de empezar a plantear el onboarding como un programa de inmersión y fidelización interna a largo plazo.
