HRS, el proveedor líder mundial de soluciones hoteleras, presenta un nuevo servicio de sourcing de reuniones y grupos dirigido al área de gestión de las corporaciones, con el objetivo de ayudarles a ser eficientes y maximizar el progresivo gasto comercial, ya que las compañías han desembolsado este año 565 mil millones de dólares en este segmento y se prevé que va a aumentar el gasto en 2019.
Este nuevo servicio de sourcing de reuniones y grupos (Meetings & Groups Sourcing Service) se adapta perfectamente a la primera solución industrial de HRS, consistente en la adquisición de hoteles corporativos de principio a fin. HRS ya es reconocida en todo el mundo por esta labor, dado que ayuda a las compañías a obtener millones de dólares en ahorros anuales y tasas competitivas en más de 200 países.
Un número cada vez mayor de clientes de HRS se basa en el sourcing para adquirir servicios completos de hotel, como auditorías continuas de tarifas, búsquedas y reservas que contienen los precios corporativos negociados de la compañía y las tarifas propias de HRS; así como el pago integrado a través de sistemas virtuales y otros procedimientos automatizados.
Según Marco D’Ilario, vicepresidente de Soluciones de Sourcing de HRS, “con esta novedad, HRS ha creado la primera solución para la gestión de pequeños y medianos grupos de las empresas. Desde la adquisición hasta el pago, en todos los mercados del mundo, HRS ahora puede actuar como socio único de una empresa”. Además, añade “podemos obtener un programa anual, priorizar el programa negociado en el proceso de búsqueda y reserva, así como automatizar el cumplimiento de la política y así ofrecer un procedimiento de reserva mucho más rápido”.
Esta solución ofrece a las compañías una opción única para conseguir transparencia y control, mientras que, al mismo tiempo, aprovecha la contratación hotelera ya existente realizada por los especialistas en hoteles, asegurando ahorros en la reserva de salas de reuniones, estancias, comida y costes de bebidas, entre otros.
Oportunidades de ahorro perdidas en el creciente gasto de reuniones
El pasado mes de julio, en el estudio de Global Business Travel Association y HRS se analizaron los desafíos, el alcance y las oportunidades existentes en el sector de las reuniones simples corporativas actuales. Las conclusiones principales fueron:
- Las reuniones para pequeños y medianos grupos, que constan de 50 o menos participantes y presentan en su mayoría requisitos de lugares similares, representan el 50-70% del calendario de reuniones anuales de una empresa.
- Un 70% de los planificadores de reuniones simples no siguen un proceso definido para obtener y reservar este tipo de encuentros.
- Sorprendentemente, el 77% utiliza los canales de los consumidores para buscar espacios, sin aprovechar las relaciones con los hoteles habituales y evitar riesgos potenciales.
La falta de disciplina que muestran estos indicadores conlleva unos gastos excesivos para las compañías y se prevé que aumenten en 2019. Una gran compañía de gestión de viajes estima que las reuniones corporativas aumentarán entre un 5% y un 10% el próximo año. Por otro lado, el 55% de los encuestados en un sondeo de Meetings Outlook de Meetings Professional International indica que las negociaciones de contratos se están volviendo más complejas.
Seis beneficios de sourcing de reuniones y grupos
Con el lanzamiento de M&G Sourcing Service, los departamentos de reuniones podrán disfrutar de los siguientes beneficios: ahorro directo, mejora de la planificación, más tiempo para actividades estratégicas, transparencia global de datos, disminución de la responsabilidad a través de términos de contratos estándar y “preaprobados”; y procesos financieros simplificados a través de la integración de pagos virtuales.
Estos seis beneficios combinados entre sí ayudan a la integración de estas soluciones en las empresas. Por ejemplo, con la automatización de la política de aprobación previa, los planificadores menos experimentados ya no tienen que esperar a que el equipo de adquisiciones examine el contrato antes de adjudicar la reunión a un establecimiento. Habitualmente, estos retrasos hacen que las empresas pierdan oportunidades a la hora de elegir fechas, lo que lleva más tiempo y complejidad a los planificadores.
Más allá de la contratación, HRS dispone de una plataforma de búsqueda y reserva automatizada y simplificada que se alinea con los objetivos corporativos de una empresa y prioriza el programa negociado. Con la tecnología de protección de tarifas líder en el sector de HRS, los planificadores tienen la garantía de que no pagarán más que sus tarifas acordadas. Los clientes que utilizan este servicio hoy en día emiten contratos “preaprobados” inmediatamente después del acuerdo, lo que lleva a una mayor solución. Los planificadores reservan tarifas negociadas con el 100% de precisión en las cláusulas de cancelación, depósito y pago.
“Ninguna otra compañía de viajes global está mejor posicionada para aprovechar su experiencia en el campo del sourcing transitorio para ayudar a los departamentos de reuniones a consolidar su poder de compra”, ha declarado D’Ilario. “Las empresas tienen tremendas oportunidades en la gestión de grupos pequeños y medianos. Estamos encantados de ayudarles a conseguir nuevos ahorros”, añade.
