Trabajo y cultura digital: 5 consejos para mejorar la comunicación entre equipos

Aída Prados, Consultora sénior en Estudio de Comunicación

Las medidas de restricción de los desplazamientos impuestas por el Gobierno por la crisis del Covid-19 han desatado un cambio cultural y tecnológico en la organización del trabajo y la comunicación entre equipos que permanecerá entre nosotros cuando alcancemos la ya apodada como ‘nueva normalidad’. Con la vuelta gradual al lugar de trabajo, nos encontraremos con una situación parecida a la que teníamos antes de que la crisis sanitaria del Covid-19 pusiera patas arriba nuestra vida y métodos de trabajo. Parecida, pero no igual.

Una gran cantidad de equipos de grandes y pequeñas compañías han tenido que adaptarse estos meses a trabajar en remoto. Muchas empresas tenían los medios para trabajar a distancia antes de la crisis, y, para ciertos sectores, no fue técnicamente difícil trasladar la oficina a casa. Sin embargo, el confinamiento nos ha llevado a adaptarnos a una nueva realidad, en la que la coordinación, la confianza y comunicación entre equipos se ha vuelto clave para seguir adelante, y para que el Covid-19 no afectara al desempeño del trabajo.

Pese a las dificultades que hemos vivido estos meses, clientes, equipos internos y asesores han puesto todo de su parte para mantener la operación normal, en un tiempo en el que nada lo es. Sorprendentemente, no solo ha funcionado, sino que además la comunicación se ha vuelto más cercana. Los esfuerzos por mantener los estándares de coordinación y productividad que teníamos previamente en nuestros respectivos despachos y oficinas se han visto impulsados por una mejora en los procesos de comunicación entre personas y equipos que ha superado las expectativas de muchos.

El consejero delegado de Deloitte, David Sproul, aseguró hace unos días en una entrevista con el diario financiero londinense City A.M. que el trabajo en remoto y el uso de la tecnología durante la pandemia reconfigurarán los hábitos de trabajo en el futuro cercano. En estas más de diez semanas en confinamiento, he podido recabar algunas lecciones que he aprendido de compañeros, clientes e, incluso, familiares, en materia de comunicación, y que pueden servirnos para mejorar el trabajo en equipo de cara al futuro digital (un futuro hoy presente para muchos sectores):

1. Sé claro en tus objetivos. Al no estar codo con codo en la oficina, es difícil tener una comunicación fluida e informar sobre la marcha. Asegurarse de que los objetivos están claros en cada interacción, tanto para ti como para el resto del equipo, ayudará a alinear plazos de entrega, progreso del trabajo y expectativas.
2. Confía en tu equipo y en tus compañeros. La necesidad de delegar se vuelve más acuciante cuando estamos separados. Lejos de suponer un problema, es una oportunidad para conocer mejor las capacidades del equipo y asumir mayores responsabilidades.
3. Comunica más a menudo. Mantener breves interacciones durante la semana, como lo haríamos en la oficina, sirve para tener una visión general del progreso del trabajo, pero también para saber cómo están los compañeros. Mantener breves llamadas o videollamadas es útil para compartir en lo que estás trabajando y preguntar por lo que hacen los demás, pero también para ver u oír a los compañeros y humanizar la labor del equipo.
4. Aprende a trabajar de manera asíncrona. Desajustes de horarios, situaciones de estrés, conciliación con personas dependientes y tareas del hogar… Todos hemos pasado por lo mismo. La flexibilidad en el horario y desarrollo de tareas, fuera de una crisis o un momento puntual, es clave en la eficacia del trabajo diario a distancia y facilita en cierto grado la conciliación familiar, lo que además se traduce en mayor gratitud hacia el equipo. Eso sí, siempre pensando que formamos parte de una cadena y que somos nosotros los que debemos adaptarnos a todos los demás y no todos los demás a nosotros.
5. Haz que tus videollamadas no parezcan a distancia. La visión de nuestro rostro en las videollamadas nos despista; estamos más pendiente del encuadre, que de mirar a nuestro interlocutor. Cuando desaparecemos de la pantalla, prestamos más atención a las personas con las que hablamos, como lo haríamos presencialmente. Apagar la vista propia de las videollamadas nos ayuda a involucrarnos más en la conversación y prestar mayor atención a los detalles.

Puede que este período doloroso e incierto nos haya dejado un valioso aprendizaje: una mejor comunicación hace que crezca la confianza y productividad de nuestros equipos. Sin duda, el cambio cultural sobrevenido ha dado el empujón necesario a sectores y departamentos que estaban tecnológicamente preparados para aprovechar las oportunidades del trabajo en remoto, pero ha sido la mejora de la comunicación la pieza de puzle que nos faltaba para evitar las disrupciones propias que supone la distancia física.