martes, 7 diciembre, 2021

Teletrabajo y empresa: Cinco pautas para mejorar la comunicación y optimizar los recursos

Se acabo el verano y cada vez son más los empleados que vuelvan al teletrabajo. Aunque algunas empresas, sobre todo, las más pequeñas, han pedido a sus trabajadores regresar a la oficina, en la mayoría de las organizaciones no se volverá al trabajo presencial tal y como se conocían antes de la pandemia.

La tendencia es hacia el modelo híbrido, que combina 2 o 3 días de actividad laboral en la oficina y remota, respectivamente. Otras opciones contemplan turnos rotatorios de la plantilla alternando las semanas en las que los trabajadores acuden a la sede.

Según WorkMeter, compañía 100% española pionera en la medición automática de tiempos y cargas de trabajo en dispositivos tecnológicos, tanto empleados como empresas están convencidos de la conveniencia de perpetuar el teletrabajo. Los primeros porque han comprobado los beneficios de esta modalidad: flexibilidad horaria, conciliación, mayor concentración y productividad, menos distracciones, menos estrés y menos tensiones por el ahorro de tiempo y dinero en transporte, comida y complementos…

Las organizaciones, por su parte, según confirma Joan PonsCEO de WorkMeter, «se decantan por el trabajo en remoto tras haber cuantificado sus efectos positivos en costes económicos y en la productividad. Ya sea total o con el modelo híbrido, que combina un 40/60 de actividad presencial en la oficina y a distancia respectivamente, la realidad laboral ya no será la misma».

En cualquier caso, volver al teletrabajo implica un esfuerzo para ambas partes. Empresas y empleados deben mantener o implementar, según los casos, unas pautas básicas para comunicarse mejor, optimizar recursos y lograr los objetivos marcados.

1.- Gestión del cambio

-Empresa: la descentralización del lugar de trabajo cambia de forma drástica la Experiencia Empleado. Ahora más que nunca, debemos crear una cultura independiente de parámetros físicos o de ubicación. Es importante para evitar la desvinculación de nuestros empleados, y mantener el engagement y la satisfacción de nuestros recursos humanos. El departamento de RRHH tiene aquí un reto importante.

-Empleados: estar entrenados en la gestión del cambio facilita todas las transiciones que puedan llegar. No dramatizar la vuelta a la rutina y normalizar el regreso al trabajo como parte de la vida. Todo cambia, todo tiene un comienzo y un fin. Entrenar la resiliencia para evolucionar y adaptarse mejor a las novedades que surjan en el trabajo y prepararse para nuevas formaciones que en el caso del teletrabajo serán más necesarias.

2.- Organización y planificación

-Empresa. Revisar los resultados obtenidos, redefinir objetivos y comunicarlos a los directivos para que todo el mundo esté alineado y pueda tener una hoja de ruta clara. Los managers o supervisores de equipo tienen que definir con claridad los objetivos y las prioridades de sus subordinados para que los empleados puedan focalizar sus esfuerzos y estén al corriente de la estrategia corporativa en la recta final de año. Organizar los proyectos y actividad de inmediato dando salida a lo que quedó pendiente y compartir calendarios y planificaciones con los empleados y colaboradores es vital para permitir la gestión de nuevos encargos y trabajos.

Empleados. De igual modo, lo mejor es organizarse de inmediato los primeros días para dar salida a posibles tareas inacabadas y liberar así tiempo para los proyectos del nuevo curso.  Una adecuada y temprana organización del trabajo hace ganar tiempo y energía en el día a día. Lograremos así optimizar el tiempo y los recursos. Para aumentar nuestra eficiencia y productividad, los expertos aconsejan planificar el trabajo en función de si el día es presencial o remoto. Por ejemplo, se pueden dejar aquellas tareas que requieren mucha concentración y foco para los días de teletrabajo y programar aquellas que necesitan de la colaboración de terceros para días de oficina.

3.- Reorganizar el espacio de trabajo

-Empresas. Facilitar al empleado los medios para realizar de manera adecuada su trabajoa distancia repercute en los beneficios de las organizaciones. No sólo los materiales, la elección de las herramientas tecnológicas con las que trabajar marcará la diferencia en la eficiencia del teletrabajador. Programas de software como EffiWork, la solución de gestión de personas y evaluación del desempeño desarrollada por Workmeter, integran todo lo necesario para gestionar de manera óptima todo el proceso de trabajo y el seguimiento de proyectos y equipos. 

Empleados. A pesar de llevar más de un año y medio con teletrabajo, la mayoría lo consideraba provisional. Ahora que sabemos que es definitivo, es imprescindible organizar el espacio de trabajo para tener un ambiente saludable propicio a la concentración y la productividad. Es necesario delimitar un espacio específico, crear un lugar que facilite la separación entre vida laboral y personal. La experiencia adquirida permitirá redistribuir de manera eficiente espacios e identificar mejor las herramientas de trabajo necesarias tanto físicas como tecnológicas.

4.- Desconexión digital

-Empresas. Las organizaciones deben aplicar la Ley de Desconexión Digital e implementar reglas y políticas necesarias para evitar un exceso de trabajo los días en remoto para sus empleados y colaboradores. La regulación ha ordenado el sistema a distancia y para respetar los tiempos son imprescindibles las herramientas tecnológicas.

-Empleados. Mejorar la autodisciplina ya sea en horarios como en las funciones que desarrollamos. Mantenernos firmes en los horarios de trabajo y separar claramente vida laboral y ocio para que la desconexión sea real. Durante la jornada laboral hay que intentar evitar las invasiones de mails, llamadas, mensajes de Whatsapp y ladrones de tiempo que retrasarán nuestras tareas y objetivos.

5.- Mantener hábitos saludables

Empresas. En los últimos años aumentan las organizaciones que se interesan por el bienestar de sus empleados y establecen sistemas para mejorar su vida tanto laboral como personal. Un trabajador satisfecho es más productivo. El trabajo a distancia reduce el contacto físico continuo por lo que las empresas deben implementar nuevos sistemas para conocer y mejorar la situación de sus trabajadores. Facilitar el respeto de horarios y promover el contacto entre la plantilla creará un buen clima laboral y de colaboración. 

Empleados. Mantener una vida saludable hará sentirse mejor y rendir más en todos los aspectosCon el teletrabajo suele resultar más fácil poder respetar horarios de comida y sueño más regulares. Adoptar hábitos adecuados a cada uno, evitar el sedentarismo y aumentar la actividad física mejorará la salud, bienestar emocional y capacidad de concentración. Contactar con los compañeros de manera regular y no sólo para cuestiones de trabajo alejará la sensación de aislamiento que podemos sufrir en determinados momentos. Así mismo, cuidar nuestra vida social proporcionará el equilibrio perfecto.

Seguiremos comunicando…

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