Por Xavier Moreno, director de Marketing de Ricoh España & Portugal
Las empresas están experimentando cambios organizativos hacia estructuras más abiertas y menos jerárquicas, derivados de la adopción de nuevas formas de trabajar. Esto es consecuencia, sobre todo, de la entrada en el mercado laboral de las nuevas generaciones, en especial los millennials. Adecuar las empresas, muchas de ellas inmersas en procesos de transformación digital, a las formas de trabajar actuales conlleva la necesidad de optimizar sus sistemas de colaboración.
Según un estudio realizado por IDC y Ricoh, en el que se analiza la situación actual y las tendencias de la colaboración empresarial entre más de 200 empresas y administraciones públicas de España, la mayoría de las empresas encuestadas tienen como prioridad de negocio mejorar su productividad y, como prioridades en el lugar de trabajo, conseguir una mayor agilidad en sus formas de trabajar (69%) y promover una forma de trabajo más digital (46%).
Es indudable que en este contexto la tecnología juega un papel muy importante. En concreto, las soluciones de colaboración empresarial, que son las principales iniciativas de transformación digital que han implementado las empresas europeas en el último año. Pero, en general, respecto a este término existe un gran desconocimiento que viene dado, en muchos casos, de reducir la colaboración a las soluciones tecnológicas cuando, en realidad, se trata de un concepto global, que pone a las personas y sus hábitos digitales en el centro.
Entendemos la colaboración como una forma de trabajar concreta, orientada a la extracción del máximo potencial que se obtiene de la interacción entre varias personas y talentos. En este ámbito, las herramientas o tecnologías de colaboración son aquellas que facilitan o impulsan esta interacción, comunicación e intercambio entre personas. Esto conlleva una transformación física de los espacios de oficina hacia centros de recursos de valor añadido. Por tanto, la colaboración empresarial se basa en tres dimensiones: las personas, los espacios y la tecnología.
En cuanto a la tecnología, un uso correcto de la misma es fundamental, como también lo es la integración de las diferentes soluciones. Y aun contando con tecnologías de colaboración, muchas veces no cubren todas las necesidades, tal como manifiesta el 71% de las empresas encuestadas. La tecnología por sí sola no aporta valor. Debemos acompañar a las personas y tener en cuenta los procesos de la organización en su día a día para diseñar una estrategia exitosa de transformación digital.
Las soluciones de colaboración hacen que nuestros lugares de trabajo sean más inteligentes y eficientes, con recursos y herramientas fiables, seguras y de fácil uso al alcance de todos los empleados para facilitar el trabajo en equipo. De hecho, la mayoría de empresas que las usan consideran que la experiencia de uso es satisfactoria.
Además de la tecnología, las nuevas formas de trabajar están cambiando la manera de entender los espacios de trabajo. Estos se están redefiniendo, de forma que cada vez menos el trabajo se asocia a una ubicación física, y se aplica la movilidad a la gran mayoría de puestos de trabajo.
Hacia una nueva cultura corporativa
Pero, por encima de la tecnología y de los espacios, es esencial tener en cuenta cómo las nuevas formas de trabajar están creando un nuevo escenario en la cultura de trabajo y la gestión de las personas. Así lo reconoce la gran mayoría de las organizaciones, que consideran que las personas son el aspecto más relevante en este contexto.
Cada vez más las organizaciones debemos potenciar la interacción entre el talento interno y externo para fomentar el trabajo en equipo mediante la colaboración empresarial, lo que implica conexión y relación entre personas. Solo así podemos maximizar el valor añadido de las organizaciones para innovar, cocrear y generar nuevos y mejores conocimientos.
La digitalización requiere, por tanto, repensar por completo cómo las personas trabajan juntas. Un claro ejemplo de ello se da en las reuniones. El estudio revela que casi el 80% de los encuentros entre colaboradores todavía son presenciales o telefónicos. En ellos, el uso de la videoconferencia no está suficientemente evolucionado: cerca de un 30% de las empresas aún no disponen de ningún sistema de videoconferencia. Esto supone, en muchos casos, una mala experiencia para los participantes a esa reunión. Al final, esto se traduce en un freno a la agilidad y la productividad de la empresa.
La colaboración aporta múltiples beneficios para las organizaciones. En primer lugar, está la mejora de la productividad, gracias a una mejor experiencia de uso de los trabajadores. Pero también agiliza la toma de decisiones, fomenta la innovación y la sostenibilidad de las organizaciones, entre muchas otras ventajas. Y, aunque se ha multiplicado la implantación de diferentes soluciones, todavía queda un largo camino por recorrer para obtener su máximo provecho.
En el actual contexto de globalización y especialización del conocimiento, la colaboración empresarial es el elemento capital para hacer realidad, no solo las iniciativas estratégicas de las compañías. Sino, sobre todo, las aspiraciones de los propios empleados relativas a la conciliación con la vida personal, el trabajo en equipo y la flexibilidad.
